Yrittäjän arki kuluu helposti asioihin, jotka eivät ole sitä työtä, josta laskutetaan. Laskut, asiakkaiden etsiminen, sähköpostit, muistettavat asiat ja se ikuinen kysymys siitä, mistä seuraava kauppa tulee.
Työkaluja näihin löytyy enemmän kuin kukaan ehtii kokeilla. Pienyrittäjä ei kuitenkaan tarvitse kahtakymmentä eri järjestelmää.
Kokosimme viisi työkalua, joista on oikeasti hyötyä pienyrityksen arjessa. Kriteerinä ei ollut se, mikä voittaa ominaisuusvertailun, vaan mikä säästää aikaa, vähentää turhaa työtä tai auttaa tekemään kauppaa.
1. Taloushallinnon järjestelmä
Laskutus yhdessä paikassa, kuitit toisessa ja kirjanpito jossain muualla tarkoittavat helposti sitä, että samoja tietoja käsitellään moneen kertaan.
Pienelle yritykselle järkevin ratkaisu on yleensä taloushallinnon järjestelmä, jossa laskutus, kuitit ja kirjanpito toimivat yhdessä ja myös tilitoimisto pääsee samoihin tietoihin.
Hyöty ei ole pelkästään säästetty aika. Yhtä tärkeää on, että näet itse, mitä on laskutettu, mitä on maksettu ja missä yrityksen talous menee.
Kun vertailet vaihtoehtoja, tarkista ainakin verkkolaskutus, kuittien käsittely ja se, että oma tilitoimistosi pystyy käyttämään samaa järjestelmää.
Taloushallinnon ei tarvitse olla yrittäjän lempipuuhaa. Sen pitäisi vain toimia mahdollisimman vähällä käsityöllä.
2. Verkkosivut
Verkkosivut ovat useimmille pienyrityksille perusasia: asiakkaan pitäisi löytää nopeasti tieto siitä, mitä yritys tekee, kenelle ja miten siihen saa yhteyden.
Sisältöä olisi hyvä pystyä päivittämään itse, kun taas tekninen ylläpito on asia erikseen.
Koska verkkosivut ovat omaa liiketoimintaamme, emme käsittele niitä tässä sen enempää.
3. Työkalu asiakkaiden löytämiseen
Tämä on se kohta, joka monelta puuttuu — ja yksi syy siihen, että myynti tuntuu vaikealta.
Uusien asiakkaiden etsiminen tehdään usein niin, että avataan Google ja haetaan "putkiliike Tampere". Se toimii ensimmäisille parillekymmenelle yritykselle. Sen jälkeen homma muuttuu hitaaksi, ja samalla löydät lähinnä ne yritykset, jotka näkyvät hakukoneessa hyvin.
Suomalaisista yrityksistä on saatavilla perustietoja, kuten toimiala, henkilöstömäärä, liikevaihto ja kotipaikka. Niitä ei tarvitse etsiä yksi kerrallaan.
Esimerkiksi Cleveniosta voi hakea suomalaisia yrityksiä ja niiden päättäjiä näiden tietojen perusteella — esimerkiksi 10–50 hengen rakennusalan yrityksiä Pirkanmaalta ja niiden toimitusjohtajia.
Käytännön ero on yksinkertainen: sen sijaan, että miettisit joka aamu kenelle soittaisit, edessäsi on lista vaikkapa 80 yrityksestä, jotka täyttävät valitsemasi kriteerit.
Yksi neuvo: rajaa yrityksen koon mukaan.
Se on yksi tärkeimmistä rajauksista ja jää yllättävän usein tekemättä. Kolmen hengen yritys ja kolmensadan hengen yritys ostavat eri tavalla, eikä sama viesti sovi molemmille.
Hyvä lista sadasta sopivasta yrityksestä on hyödyllisempi kuin lista 10 000 yrityksestä, joista suurimmalle osalle palvelusi ei sovi.
4. Tekoäly
Tekoälystä puhutaan tällä hetkellä niin paljon, että välillä unohtuu, mihin siitä on pienyrittäjälle käytännössä hyötyä.
Paras käyttötapa on usein hyvin arkinen: anna tekoälyn auttaa töissä, joihin kuluu aikaa mutta joissa tyhjältä sivulta aloittaminen ei tuo mitään lisäarvoa.
Sillä voi tehdä ensimmäisen version tarjoustekstistä, tiivistää pitkän dokumentin, muotoilla sähköpostin selkeämmäksi, keksiä kysymyksiä asiakastapaamiseen, auttaa taulukkolaskennassa tai selittää vaikean tekstin ymmärrettävästi.
Oleellinen sana on ensimmäinen versio.
Tekoälyä kannattaa käyttää apurina, ei oman harkinnan korvikkeena. Tarkista erityisesti luvut, sopimuksiin liittyvät asiat ja muu tieto, jonka perusteella teet tärkeitä päätöksiä.
Myös asiakkaiden ja yrityksen luottamuksellisten tietojen kanssa kannattaa olla tarkkana. Selvitä, miten käyttämäsi palvelu käsittelee tietoja ennen kuin syötät niitä sinne.
Hyvä tapa aloittaa on yksinkertainen: seuraavan kerran kun huomaat tekeväsi tietokoneella jotain tylsää ja hidasta, kokeile voisiko tekoäly auttaa siinä.
5. Kalenteri ja tehtävälista
Pienyrittäjällä on yleensä enemmän muistettavaa kuin kukaan jaksaa pitää päässään.
Asiakkaalle pitää soittaa perjantaina, tarjous lähettää huomenna, vakuutus uusia ensi kuussa ja yhdeltä asiakkaalta pitäisi kysyä päätöstä viime viikolla lähetettyyn tarjoukseen.
Jos nämä ovat sähköpostissa, viesteissä, muistilapuilla ja omassa muistissa, jotain unohtuu väistämättä.
Tähän ei tarvita monimutkaista projektinhallintajärjestelmää. Kalenteri ja yksinkertainen tehtävälista riittävät pitkälle.
Perusjako on helppo:
Tehtävälistalle asiat, jotka pitää tehdä. Kalenteriin asiat, jotka pitää tehdä tiettynä aikana.
Kalenterista kannattaa varata aikaa myös sellaiselle työlle, joka ei itsestään sinne ilmesty. Jos uusia asiakkaita pitäisi kontaktoida joka viikko, varaa sille aika. Jos perjantaina hoidat laskutuksen, laita se kalenteriin.
Työkalulla ei lopulta ole kovin paljon väliä. Tärkeämpää on, että muistettavat asiat ovat yhdessä paikassa eivätkä yrittäjän päässä.
Mistä aloittaa?
Kaikkia viittä ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla.
Aloita niistä asioista, jotka vievät tällä hetkellä eniten turhaa aikaa. Jos laskutus ja kuitit ovat jatkuvasti levällään, laita taloushallinto kuntoon. Jos töitä pitäisi saada lisää, mieti miten löydät uusia asiakkaita järjestelmällisesti. Jos päivät täyttyvät pienistä toimistotöistä, kokeile missä tekoäly voisi auttaa.
Työkalujen tarkoitus ei ole tuoda yrittäjälle lisää järjestelmiä ylläpidettäväksi. Niiden pitäisi tehdä päinvastoin.
Hyvä työkalu poistaa yhden asian, jota yrittäjän ei enää tarvitse tehdä käsin tai pitää omassa päässään.
