Populentia Oy:n yleiset sopimusehdot

1. Soveltamisala ja sopimusehdot

  1. Näitä yleisiä sopimusehtoja (”yleiset sopimusehdot”) sovelletaan Populentia Oyn:n ja sen aputoiminimien yritysasiakkaille (myöhemmin ”asiakas”) toimittamiin palveluihin ja tuotteisiin (”palvelu”), ellei palvelukohtaisesti kirjallisesti toisin sovita.
  2. Kunkin palvelun sisältö ja hinnat määritellään sopimuksessa.
  3. Sopimuksen tulkinnassa noudatetaan seuraavaa etusijajärjestystä:
    1. Sopimuksen sopimusteksti
    2. Sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä
    3. Populentian palvelujen erityisehdot yritysasiakkaille 2021
    4. Populentian yleiset sopimusehdot yritysasiakkaille 2021
  4. Palveluihin voivat lisäksi soveltua palvelukohtaiset käyttöehdot,
    jotka asiakkaan tai loppukäyttäjän katsotaan hyväksyneen viimeistään aloittaessaan palvelun käyttämisen. Populentia voi muuttaa käyttöehtoja ilmoittamalla siitä asiakkaalle tai loppukäyttäjälle.

2. Määritelmät

Populentian yleisissä sopimusehdoissa ja sopimuksessa käytetään seuraavia käsitteitä:

Asiantuntijapalvelut

Jatkuvan palvelun ohessa tai sen lisäksi suoritetut erilliset tehtävät ja konsultointitoimeksiannot.

Dokumentaatio

Sopimuksessa sovitut asiakirjat ja tiedostot, jotka

liittyvät palvelun hyödyntämiseen asiakkaan omassa

toiminnassa, ei kuitenkaan tuotantoympäristöä koskeva

dokumentaatio tai muu palvelun tuottamisprosesseja

kuvaava aineisto.

Hinnasto

Populentian kulloinkin voimassa olevat palvelujen ja niihin

liittyvien maksujen vakiohinnat.

Jatkuvat palvelut

Toistuvaislaskutukseen perustuva palvelu, kuten esimerkiksi asiakkaan jatkuvassa käytössä olevat markkinointi- ja mainospalvelut, nettisivun ja laskeutumissivun ylläpito, sovellusten tai asiakkaan muiden järjestelmien tuki- ja ylläpitopalvelut, asiakkaan loppukäyttäjien tukipalvelut tai muut säännöllisesti toistuvat Populentian toimenpiteet ja tehtävät.

Kirjallinen viestintä

Sopimusehdoissamme edellytetään tietyissä asioissa kirjallista viestintää. Kirjallisen viestin voi lähettää kirjeen muodossa Populentia Oy:n viralliseen lähiosoitteeseen tai sähköpostina asiaakkaan yhteyshenkilön @populentia.com päätteiseen sähköpostiin.

Käyttöehdot

Jatkuviin- ja muihin palveluihin liittyvät Populentian tai kolmannen osapuolen asettamat käyttö-, lisenssi- tai palveluehdot.

Käyttöoikeudet

Asiakkaan Populentialta tai muulta oikeudenhaltijalta saamat

käyttöoikeudet palveluun tai sovellukseen.

Käyttöympäristö

Asiakkaan käyttöympäristö, johon palvelut toteutetaan

tai joissa niitä käytetään. Esimerkiksi jo olemassa olevat WordPress nettisivut.

Loppukäyttäjä

Palvelun tosiasiallinen käyttäjä, joka voi olla asiakas,

asiakkaan työntekijä tai kolmas osapuoli.

Palvelukuvaus

Palvelun tai sen osan kuvaus.

Palvelut

Populentian sopimuksen perusteella asiakkaalle toimittama jatkuva palvelu, erillinen asiantuntijapalvelu ja/tai

projekti, sisältäen niihin liittyvät käyttöoikeuksien, lisenssien ja sovellusten toimitukset.

Projekti

Populentian toimittama kokonaisuus, jolle sopijapuolet ovat yhdessä sopineet ennalta projektisuunnitelman ja kuvanneet tavoitellun lopputuloksen. Esimerkiksi verkkosivuprojekti.

Sopimus

Sopijapuolten välille solmittu sopimus, johon sovelletaan näitä yleisiä sopimusehtoja ja erityisehtoja.

Tuotantoympäristö

Populentian hyödyntämä kolmansien osapuolien palvelu-, verkko- ja sovellusympäristö, joiden kautta, tai joihin, palvelut tuotetaan.

Tuottaminen

Aikajakso, jolloin Populentia suunnittelee ja työstää palvelua tai projektia ennen valmiin palvelun tai projektin käyttöönottoa.

3. Sopimuksen syntyminen

1. Populentia ja asiakas tekevät palvelusta kirjallisen sopimuksen, joka voidaan tehdä myös sähköisesti. Sopimus syntyy, kun jokin seuraavista täyttyy:

a) Sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen;

b) Populentian myyjä ja asiakas ovat sopineet toteutuksesta ja tilausvahvistus on toimitettu asiakkaalle ja asiakas on vahvistuksen kuitannut;

c) Populentia on muutoin todistettavasti hyväksynyt asiakkaan tekemän tilauksen esimerkiksi pitämällä asiakkaan kanssa yhteisen aloituspalaverin tai aloittamalla palvelutuotannon; kuitenkin aina viimeistään kun

d) Asiakas on käyttöönottanut palvelun.

2. Palvelu, jota ei ole nimenomaisesti sovittu toimitettavaksi, ei kuulu toimitukseen.

4. Palvelut

Palvelun onnistumisen olennainen edellytys on oikeiden ja tarkkojen lähtötietojen saaminen ja käyttäminen niiden suunnittelussa. Asiakas antaa Populentialle riittävät ja oikeat tiedot palvelun tuottamista ja toimitusta varten sekä myötävaikuttaa muutoinkin parhaalla mahdollisella tavalla palvelun toimittamiseen. Asiakas vastaa Populentialle antamiensa tietojen ja dokumenttien oikeellisuudesta, laillisuudesta, tarkkuudesta ja ajantasaisuudesta.

Populentian palvelujen erityisehdot löydät täältä: Populentian palvelujen erityisehdot yritysasiakkaille

5. Hinnoittelu

5.1 Palveluveloitukset

Asiakas maksaa Populentialle palvelusta ja sen käytöstä sovitut tai hinnaston mukaiset maksut. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %) ja laskutushetkellä voimassaoleva arvonlisävero lisätään niihin laskutettaessa. Asiakas on velvollinen maksamaan arvonlisäveron ja muut julkisoikeudelliset maksut.

Maksuvelvollisuus alkaa sopimuksen hyväksymispäivästä.

1. Populentian asiakkaan vaatimuksesta ylitöinä suorittamiin tehtäviin sovelletaan sopimuksessa määriteltyjä lisäkorvauksia. Mikäli sopimuksessa ei ole näitä määritelty, lisäkorvausten hinta määräytyy ylitöihin käytetyn ajan mukaisesti, johon sovelletaan Populentian hinnaston mukaista tuntiveloitusta.

2. Populentia voi laskuttaa asiakkaalta palveluun kuulumattomat suoritteet ja lisätyöt hinnaston mukaisesti, ellei toisin ole sovittu. Tästä sovitaan kuitenkin aina asiakkaan kanssa erikseen.

3. Mahdolliset kampanjahinnat ovat voimassa vain kyseisen kampanjan ajan ja asiakas sitoutuu noudattamaan kampanjaehtoja.

 5.2 Maksuehdot ja laskutus

Asiakas maksaa Populentialle palvelut Populentian lähettämien laskujen ja Populentian määrittelemien laskutustapojen mukaisesti.

Ellei asiakkaan kanssa ole erikseen toisin sovittu, lasku palvelusta lähetetään yhteisen aloituspalaverin jälkeen ja jatkuvissa palveluissa laskutussykli tasataan jaksoittain samalle kuukauden päivälle.

Laskun maksuehto on seitsemän (7) päivää netto laskun päiväyksestä. Asiakkaan on tehtävä laskuhuomautukset ja maksettava riidaton osa Populentialle viimeistään eräpäivänä.

Maksujen myöhästyessä käytämme laskutuksessamme 10%:n viivästyskorkoa. Asiakkaan on maksettava viivästyskorkoa eräpäivästä alkaen myös riitaisesta osasta, mikäli kyseinen osa jälkikäteen osoittautuu oikein laskutetuksi. Populentia perii maksukehotuksesta, paperilaskuista ja muista erikseen veloitettavista toimenpiteistä kulloinkin voimassaolevan hinnaston mukaisen maksun asiakkaalta.

Asiakas on aina velvollinen maksamaan Populentialle käyttöön ottamansa palvelut.

Asiakas vastaa maksuista, vaikka palvelua olisi käyttänyt joku muu kuin asiakas itse. Vastuuta ei vähennä se, että asiakas on ilmoittanut laskutusosoitteeksi loppukäyttäjän osoitteen. Populentia voi ilmoittaa tällaiselle loppukäyttäjälle asiakkaan sopimusrikkomuksesta.

Populentia voi milloin tahansa edellyttää asiakkaalta ennakkomaksua tai vakuutta, jos se luottotietojen, maksukäyttäytymisen tai muun perustellun syyn vuoksi on aiheellista saatavien turvaamiseksi. Populentia ei maksa ennakkomaksulle tai vakuudelle korkoa. Populentia voi periä erääntyneet saatavansa viivästyskorkoineen ja perimiskuluineen vakuudesta tai ennakkomaksusta.

 5.3 Hintojen muutokset

1. Palveluihin liittyvät kiinteät kuukausittaiset maksut voivat perustua asiakkaan Populentialle toimittamiin tietoihin. Populentia saa aina muuttaa maksuja Populentialle aiheutuneiden sellaisten välttämättömien lisäkustannusten korvaamiseksi, jotka perustuvat asiakkaan toimittamien tietojen olennaiseen puutteellisuuteen tai virheellisyyteen tai toimintaan, jossa asiakas määrittää, tai asiakkaan toiminta aiheuttaa, lisätehtäviä sopimuksessa sovittujen palvelu- ja projektitoimeksiantojen ulkopuolelta.

2. Jos palveluihin liittyvissä veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia, Populentia voi aina muuttaa hintoja vastaavasti. Lisäksi Populentia voi aina muuttaa hintojaan lainsäädännön muutoksen tai muun viranomaisen antaman määräyksen, päätöksen ja ohjeistuksen muutosten perusteella tai olosuhteiden olennaisesti muututtua tällaisten muutosten johdosta.

3. Jos palveluun sisältyy kolmannen osapuolen Populentian alihankkijana tai muuna yhteistyökumppanina tuottamia palveluja tai käyttöoikeuksia ja kyseinen kolmas osapuoli muuttaa hinnoitteluaan tai sopimusehtojaan, voi Populentia aina muuttaa palvelun hintaa tai toimitustapaa vastaavasti.

4. Populentia voi aina muuttaa toistaiseksi voimassaolevan palvelun hintaa.

5. Populentia ilmoittaa näistä hintojen muutoksista asiakkaalle kirjallisesti vähintään kuukautta ennen niiden voimaantuloa esimerkiksi laskutuksen yhteydessä poislukien asiakkaan määrittämät, tai asiakkaan toiminnasta aiheutuneet, lisätehtävät sopimuksessa sovittujen palvelu- ja projektitoimeksiantojen ulkopuolelta, jotka laskutetaan välittömästi seuraavalla laskulla. Populentian korottaessa palvelun hintaa voi asiakas irtisanoa sopimuksen kyseisen palvelun osalta päättymään hinnanmuutoksen voimaantulopäivänä ilmoittamalla tästä kirjallisesti vähintään neljätoista (14) päivää ennen hinnanmuutoksen voimaantulopäivää.  Jos asiakas ei irtisano sopimusta, muutokset tulevat voimaan Populentian ilmoittamana ajankohtana.

6. Immateriaalioikeudet

1. Immateriaalioikeuksilla tarkoitetaan tekijänoikeuslain ja tai teollisoikeuksien alle kuuluvia toteutuksia. Kuvat, tekstit, videot, muut dokumentit, lisenssit ja ohjelmistot sisältävät usein tekijänoikeuksia ja kuuluvat immateriaalioikeuksiin. Tekijänoikeuksista lisää täällä: https://tekijanoikeus.fi/tekijanoikeus/, https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1961/19610404#L1P5

2. Sopimuksen perusteella asiakkaalle ei siirry immateriaalioikeuksia Populentian tai kolmansien osapuolien omaisuudesta. Asiakas saa kuitenkin oikeuden muokata ja julkaista Populentian asiakkaalle luomia aineistoja parhaaksi kokemallaan tavalla tavalla kunhan ne eivät riko Populentian tai kolmannen osapuolen sopimusehtoja tai immateriaalioikeuksia.

3. Populentian asiakkaalle luovuttamia käyttöoikeuksia voi rajoittaa kolmannen osapuolen immateriaalioikeudet ja Populentialle luovutettujen lisenssien ehdot, loppukäyttäjien käyttöehdot ja muut rajoitukset. Asiakas sitoutuu noudattamaan näitä mahdollisia kolmansien osapuolien lisenssi- ja käyttöehtoja ja olemaan loukkaamatta niiden immateriaalioikeuksia.

4. Asiakas vastaa itse asiakkaan Populentialle toimittamien materiaalien laillisuudesta, ja asiakas on huomioinut materiaalien lisenssi-ja käyttöoikeussopimusten oikeellisuuden toteutettavaan palveluun sopivalla tavalla.

7. Luottamuksellisuus

1. “Luottamuksellisella tiedolla” tarkoitetaan Populentian tai Populentian asiakkaan liike- ja ammattisalaisuuksia kuten palvelukuvauksia, palvelun toteuttamistapoja, palvelun teknisiä kuvauksia, suunnitelmia, hintatietoja, sopijapuolen taloudellista tilaa, alihankkijoita tai muita yhteistyökumppaneita. Tieto on salassa pidettävää riippumatta siitä, missä muodossa vastaanottaja on sen saanut ja onko se merkitty luottamukselliseksi. Henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja salassapitoon sovelletaan yleisten sopimusehtojen kohtia 8 (henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen) ja 9 (tietoturva ja tietosuoja).

2. Sopijapuoli pitää ehdottoman luottamuksellisena kaiken toiselta sopijapuolelta saamansa luottamuksellisen tiedon. Sopijapuoli saa käyttää luottamuksellista tietoa vain sopimuksen edellyttämässä tarkoituksessa ja laajuudessa tai muussa hyväksytyssä käyttötarkoituksessa. Populentia voi luovuttaa tarvittavan luottamuksellisen tiedon samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle, alihankkijoilleen sekä yhteistyökumppaneilleen ilmoittamalla samalla, että tieto on ehdottoman luottamuksellista.

3. Asiakas saa luovuttaa Populentian aineistoja ja tietoja vain sellaisille työntekijöilleen, joiden on välttämätöntä saada kyseiset tiedot palvelun hyödyntämiseksi sopimuksen mukaisessa tarkoituksessa. asiakas vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat työntekijät ja käyttämät alihankkijat sitoutuvat salassapitovelvollisuuteen tämän kohdan mukaisesti. Populentia voi edellyttää asiakkaan alihankkijalta tai konsultilta erillisen salassapitositoumuksen allekirjoittamista Populentian luottamuksellisten tietojen asianmukaiseksi suojaamiseksi.

4. Salassapitovelvoite ei kuitenkaan koske tietoa:

i. Joka on yleisesti saatavilla tai muutoin julkista;

ii. jonka sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvoitetta;

iii. joka oli oikeutetusti vastaanottavan sopijapuolen hallussa ilman sitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen sen saamista luovuttavalta sopijapuolelta;

iv. jonka vastaanottava sopijapuoli on kehittänyt itsenäisesti hyödyntämättä toiselta sopijapuolelta saamiaan luottamuksellisia tietoja; tai

v. jonka sopijapuoli on velvollinen luovuttamaan pakottavan lain, asetuksen, viranomaismääräyksen tai tuomioistuimen päätöksen perusteella.

5. Kun sopimus päättyy tai kun sopijapuoli ei enää tarvitse luottamuksellista tietoa sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen, sopijapuoli lopettaa välittömästi luottamuksellisen tiedon käyttämisen ja tuhoaa tai palauttaa luottamuksellisen tiedon ja sen kopiot tiedon luovuttaneelle sopijapuolelle. Sopijapuoli saa säilyttää pakottavan lain tai muun viranomaissäännöksen edellyttämät tiedot ja kopiot.

6. Salassapitovelvollisuus säilyy voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen, elleivät sopijapuolet kirjallisesti joko kokonaisuudessaan tai osittain toisin sovi.

8. Henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen

8.1 Yleistä 

1. Sopijapuolella on oikeus käsitellä toisen sopijapuolen rekisterinpitäjänä hallinnoimia henkilötietoja sopimuksen mukaisesti ja sopimuksen mukaisen palvelun tai toimituksen toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Sopijapuolen oikeudet ja velvollisuudet henkilötietojen käsittelystä määräytyvät palvelukohtaisesti. Sopijapuolet voivat sopia täsmällisemmin oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan sekä kulloisenkin henkilötietojen käsittelyn kohteesta, kestosta, luonteesta ja tarkoituksesta sopimuksessa.

2. Jos asiakas luovuttaa, siirtää tai muutoin toimittaa henkilötietoja Populentialle, asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa kyseiset henkilötiedot Populentialle sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen.

3. Kumpikin sopijapuoli vastaa rekisterinpitäjänä toteuttamastaan henkilötietojen käsittelystä suhteessa kolmansiin osapuoliin.

4. Populentia ryhtyy tietosuojalainsäädännön edellyttämiin teknisiin ja hallinnollisiin toimiin suojatakseen henkilötietoja vahingossa tapahtuvalta, luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä.

5. Populentia ilmoittaa asiakkaalle asiakkaan henkilötietoihin (määritelty kohdassa 8.3) kohdistuvasta merkityksellisestä tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä loukkauksesta tiedon saatuaan.

8.2 Populentian henkilötiedot

1. Tilatessaan palveluja, joiden yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta Populentia toimii rekisterinpitäjänä (kuten kaikkiin palveluihin liittyvä laskutus ja asiakassuhteen hoitaminen) sekä tilatessaan palveluja, joiden tarjoaminen edellyttää asiakkaan kontaktihenkilöiden ja palvelun loppukäyttäjien yhteystietojen luovuttamista Populentialle, asiakas luovuttaa omasta henkilörekisteristään henkilötietoja Populentialle, ja Populentiasta tulee tällaisten henkilötietojen osalta rekisterinpitäjä (Populentian rekisterinpitäjänä hallinnoimat henkilötiedot yhdessä ”Populentian henkilötiedot”).

2. Rekisterinpitäjänä Populentialla on itsenäinen oikeus käsitellä Populentian henkilötietoja oman harkintansa mukaisesti. Asiakas vastaa henkilötietojen luovutusta edeltävän käsittelyn lainmukaisuudesta sekä siitä, että sillä on oikeus luovuttaa kyseiset henkilötiedot Populentia sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Asiakas on vastuussa erityisesti työntekijöidensä ja muiden rekisteröityjen lainsäädännön mukaisesta informoinnista. Populentia noudattaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen käsittelyn osalta kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (erityisesti henkilötietolaki 1999/523 ja laki sähköisen viestinnän palveluista 2014/917 ja tietosuoja-asetus (EU) 2016/679). Populentia käsittelee tietoja kulloinkin voimassaolevien Populentia tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.

3. Mikäli Populentia siirtää asiakkaalta saamiaan henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle huolehtii se, että kyseisissä maassa Euroopan komission päätöksen mukaisesti taataan riittävä tietosuojan taso, tai vaihtoehtoisesti, että siirtoon sovelletaan lainmukaista asianmukaista suojatoimea. Tällaisena suojatoimena voidaan pitää esimerkiksi sitä, että Populentia solmii henkilötietojen käsittelystä asianmukaisen sopimuksen käyttäen EU:n komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

8.3 Asiakkaan henkilötiedot

1. Palvelujen piirissä voidaan käsitellä myös tietoja, joiden osalta asiakas katsotaan rekisterinpitäjäksi ja Populentia rekisterinpitäjän lukuun toimivaksi henkilötietojen käsittelijäksi (“asiakkaan henkilötiedot”).

2. Asiakkaan henkilötietojen osalta käsiteltävien henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät voivat vaihdella palveluittain ja ne ilmenevät tarkemmin sopimuksesta ja palvelukuvauksista. Palvelusta riippuen käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi henkilön yhteystiedot, muut henkilöä yksilöivät tiedot tai palvelun käyttöön liittyvät tiedot. Rekisteröityjen ryhmät voivat olla esimerkiksi asiakkaan työntekijöitä.

3. Populentian toimiessa käsittelijänä asiakkaan henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja asiakkaan Populentialle toimittamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Ellei sopimuksessa ole toisin sovittu,Populentialla on oikeus laskuttaa asiakasta kulloinkin voimassa olevan hinnastonsa mukaisesti asiakkaan kirjallisten ohjeiden edellyttämästä työstä ja toimenpiteistä.Populentia voi kieltäytyä toteuttamasta asiakkaan ohjeiden mukaista velvoitetta, jos se perustellusti katsoo ohjeen olevan vastoin lainsäädäntöä, viranomaismääräystä, tuomioistuimen ratkaisua tai muuta Populentiaa velvoittavaa säännöstä. Populentia ilmoittaa tällaisen ohjeen tai sen osan soveltamatta jättämisestä ja sen perusteista asiakkaalle.

4. Populentia avustaa asiakasta tietosuojalainsäädännön asiakkaalle välittömästi asettamien velvoitteiden, kuten rekisteröidyn oikeuksien, toteutuksessa tietosuojalainsäädännön sekä asiakkaan nimenomaisten kirjallisten ohjeiden mukaisesti asiakkaan kustannuksella. Populentia pitää kirjaa toteuttamistaan tietojenkäsittelytoimista vain asiakkaan etukäteen toimittamien kohtuullisten ja nimenomaisten kirjallisten ohjeiden mukaisesti.

5. Populentia ei käsittele asiakkaan henkilötietoja ilman asiakkaan suostumusta EU/ETA-alueen ulkopuolella. Populentialla on kuitenkin oikeus siirtää myös asiakkaan henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mikäli siirto täyttää voimassa olevan tietojensiirtoperusteen, kuten henkilötietolain (22.4.1999/523) 5 luvun asettaman tietojen siirron edellytyksen. Asiakas valtuuttaa Populentian solmimaan puolestaan ja nimissään EU:n mallisopimuslausekkeiden mukaisen tietojensiirtosopimuksen henkilötietojen siirrosta EU/ ETA-alueen ulkopuolelle. Populentia toimittaa asiakkaan pyynnöstä kopiot Populentian asiakkaan nimissä solmimista tietojensiirtosopimuksista.

6. Tietyt palvelut saattavat mahdollistaa sen, että asiakas voi kerätä ja tallentaa henkilötietoja, kuten nauhoittaa sivulla kävijöitä. Asiakas vastaa tällaisten palvelujen avulla tai muulla tavoin toteuttamastaan henkilötietojen keräämisestä, tallentamisesta ja muusta käsittelystä sekä näiden lainmukaisuudesta täysmääräisesti.

9. Tietoturva ja tietosuoja

9.1 Yleinen vastuu

1. Sopijapuolet kumpikin omalta osaltaan huolehtivat ja vastaavat tietoturvasta, tietosuojasta henkilötietoja käsiteltäessä ja noudattavat lainsäädäntöä. Sopijapuolten välisestä tietoturvaan ja -suojaan liittyvästä vastuunjaosta sovitaan tarvittaessa täsmällisemmin sopimuksessa.

2. Sopijapuolen on huolehdittava, että sen vastuulla sopimuksen mukaan oleva osa toimituksen kohteesta ja sopijapuolen omasta ympäristöstä, kuten sopijapuolen vastuulla olevat laitteet, palvelutuotannon tilat ja toimitilat, on sopijapuolen noudattamien ja asianmukaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan ja että suojaukseen ja tiedonvarmistukseen liittyviä menettelyjä noudatetaan.

3. Sopijapuoli voi laissa säädetyissä tilanteissa kustannuksellaan auditoida toisen sopijapuolen sopimuksen mukaisen toiminnan sopijapuolten auditointikohtaisesti kirjallisesti sopimien ehtojen mukaisesti. Populentiaan kohdistuva lainsäädäntö ja Populentian asiakkaiden ja sopimuskumppaneiden tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset saattavat vaikuttaa auditointioikeuden laajuuteen. Auditointi suoritetaan aina tavalla, joka ei vaaranna sopijapuolen tai muiden asiakkaiden liikesalaisuuksia tai sopijapuolen sitoumuksia muita asiakkaita kohtaan tai häiritse Populentian palvelutuotantoa.

9.2  Asiakkaan vastuulle kuuluvat toimenpiteet

Populentia voi antaa asiakkaalle neuvoja ja ohjeistuksia tietoturvaan liittyen, mutta asiakas vastaa itse tälle toimitetun palvelun tietoturvasta. 

9.3 Asiakastiedot

Populentia voi käsitellä asiakasrekisteritietoja muun muassa asiakassuhteen hoitamisessa, palvelujen kehittämisessä ja markkinoinnissa voimassaolevassa asiakasrekisteriselosteessa kuvatulla tavalla. 

9.4 Varmuuskopioinnit 

Asiakas vastaa palveluun tai palvelun avulla tallentamiensa tietojen, tiedostojen ja dokumenttien varmuuskopioinnista ja niiden toimivuuden tarkastamisesta. Populentia ei vastaa tietojen, tiedostojen tai dokumenttien tuhoutumisen, katoamisen tai muuttumisen aiheuttamista vahingoista eikä niiden uudelleen luomisen aiheuttamista kustannuksista.

10. Vahingonkorvausvastuu

1. Sopijapuoli on velvollinen korvaamaan toiselle sopijapuolelle toiminnallaan tai sopimuksen rikkomuksella aiheuttamansa välittömät vahingot tässä kohdassa 10 mainituin rajoituksin. Sopijapuoli ei vastaa sopimuksen perusteella miltään osin toiselle sopijapuolelle aiheutuneesta välillisestä tai epäsuorasta vahingosta, kuten esimerkiksi liikevoiton, liikevaihdon tai tuotannon vähenemisestä tai muusta saamatta jääneestä tai menetetystä tuotosta tai hyödystä.

2. Tässä kohdassa 10 mainittuja vastuunrajoituksia ei kuitenkaan sovelleta sopijapuolen tahallisiin tekoihin tai törkeään huolimattomuuteen, kohtaan 6 (Immateriaalioikeudet) eikä kohtaan 7 (luottamuksellisuus).

3. Populentian vastuu asiakkaalle aiheutuneista välittömistä vahingoista rajoittuu lisäksi seuraavasti:

i. Palvelun virheestä johtuva Populentian vastuu rajoittuu ensisijaisesti virheellisen palvelun korjaamiseen tai vaihtoehtoisesti virheellisesti suoritetun palvelun uudelleen suorittamiseen;

ii. jos kohdan (i) mukainen virheen korjaaminen tai palvelun uudelleen suorittaminen ei ole mahdollista tai Populentian arvion mukaan liiketaloudellisesti järkevää, on Populentia velvollinen korvaamaan asiakkaalle Populentian tuottamuksella aiheuttamat asiakkaan todistamat välittömät vahingot seuraavin rajoituksin;

iii. Populentia ei vastaa kolmansien osapuolten palvelutuotannon päättymisestä, sopimusehtojen muutoksesta tai muista Populentian vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella tapahtuvasta kolmannen osapuolen toiminnasta.

4. Populentia ei vastaa asiakkaan tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta, muuttumisesta, viivästymisestä tai tästä aiheutuneista vahingoista ja kuluista, kuten tiedostojen uudelleen luomisen aiheuttamista kustannuksista, ellei toisin ole kirjallisesti sovittu.

5. Populentia ei myöskään ole vastuussa eikä sillä ole korvausvelvollisuutta asiakkaan vastuulla olevista tai muutoin Populentian vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevista seikoista ja tapahtumista johtuvista kuluista, kustannuksista tai vahingoista, kuten:

i. Asiakkaan tai kolmannen osapuolen tuottamasta sisällöstä;

ii. aineistoista, jotka asiakas on tallentanut palveluun tai palvelua käyttäen;

iii. palvelun tai ohjelmiston luvattomasta käytöstä tai luvattoman käytön yrityksestä;

iv. kolmannen osapuolen valmistaman tai tuottaman palvelun tai ohjelmiston käyttö-, lisenssi- tai palveluehdoissa määritellyistä korvauksista; tai

v. julkisen internetverkon tietoturvasta, tai muista Populentian vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevista tietoliikenneverkon häiriöstä tai keskeytyksistä.

7. Sopijapuolen on vaadittava vahingonkorvausta toiselta sopijapuolelta kirjallisesti kuukauden kuluessa siitä, kun sopijapuoli havaitsi tai sen olisi pitänyt havaita vahingonkorvausvaatimuksen perusteena oleva virhe tai tapahtuma.

11. Sopimuksen voimassaolo ja

päättyminen

11.1 Sopimuksen voimassaolo

Palvelukohtaisista voimassaolo- ja irtisanomisehdoista sovitaan sopimuksessa. Ellei toisin kirjallisesti sovita, määräaikainen sopimus jatkuu sovitun määräajan jälkeen toistaiseksi voimassaolevana, ellei sitä kirjallisesti irtisanota viimeistään yksi (1) kuukausi ennen määräajan päättymistä. Toistaiseksi voimassaoleva sopimus on irtisanottava kirjallisesti ja se päättyy yhden (1) kuukauden kuluttua kuluvan laskutuskauden päättymisestä.

11.2 Palvelun keskeyttäminen

1. Populentia voi keskeyttää toimituksen tai palvelun käyttämisen kokonaan tai osittain seuraavista syistä:

i. Sopimukseen perustuvia Populentian tai muun yrityksen maksuja on maksukehotuksesta huolimatta maksamatta;

ii. vaadittua vakuutta ei ole annettu;

iii. asiakas on haettu selvitystilaan, konkurssiin tai asiakas on muutoin todettu maksukyvyttömäksi;

iv. toimivaltaisen viranomaisen tai tuomioistuimen päätöksen perusteella; tai

v. asiakas ei noudata sopimusehtoja.

11.3 Asiakkaan irtisanomisoikeus

1. Asiakas voi irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi:

i. Jos palvelu olennaisesti poikkeaa sovitusta, eikä Populentian asiakkaan asettaman kohtuullisen ajan, kuitenkin vähintään kolmenkymmenen (30) päivän, kuluessa asiakkaan kirjallisesta ilmoituksesta korjaa palvelua tai uusi sen toimitusta;

ii. jos palvelun toimitus kohtuuttomasti viivästyy yksin Populentian tuottamuksesta johtuvasta syystä eikä tapahdu asiakkaan kirjallisesti asettaman

kohtuullisen, kuitenkin vähintään kolmenkymmenen (30) päivän, lisäajankaan kuluessa; tai

iii. jos Populentia on asetettu konkurssiin tai muuhun maksukyvyttömyysmenettelyyn, tai muutoin on selvää, ettei Populentia pysty suoriutumaan sopimuksen mukaisista taloudellisista velvoitteistaan.

2. Irtisanomisoikeus koskee ainoastaan palvelun virheellistä tai viivästynyttä osaa. Lisäksi asiakkaan irtisanomisoikeus edellyttää, että kyseisellä palvelun virheellä tai viivästyksellä on asiakkaalle olennainen merkitys ja että Populentian olisi pitänyt se käsittää. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.

3. Populentialla on vastaava irtisanomisoikeus sellaisten muiden palvelujen osalta, joiden toimittaminen on olennaisesti sidoksissa asiakkaan irtisanomaan palveluun.

 11.4 Populentian irtisanomisoikeus

1. Populentia voi irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai osittain:

i. Jos palvelun käyttö on ollut kokonaan keskeytettynä yli kuukauden ajan;

ii. jos asiakkaan maksu on myöhässä tai asiakas ei ole antanut vaadittua vakuutta Populentian toimittamasta kirjallisesta maksuhuomautuksesta huolimatta yli kolmekymmentä (30) päivää alkuperäisestä eräpäivästä. Sopimuksen päättämismahdollisuudesta ilmoitetaan asiakkaalle maksuhuomautuksessa tai muutoin kirjallisesti viimeistään neljätoista (14) päivää ennen sopimuksen päättämistä;

iii. jos palvelun toimittamiseen on ylivoimainen este;

iv. jos asiakas on asetettu konkurssiin tai muuhun maksukyvyttömyysmenettelyyn, tai muutoin on selvää, ettei asiakas pysty suoriutumaan sopimuksen mukaisista taloudellisista velvoitteistaan; tai

v. asiakas on muutoin olennaisesti rikkonut sopimuksen mukaisia velvoitteitaan eikä ole

korjannut virhettään kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa saatuaan sitä koskevan huomautuksen.

2. Populentian yllä mainituista syistä tekemä irtisanominen ei lakkauta asiakkaan velvollisuutta maksaa sopimuksen mukaiset maksut sopimuskauden loppuun asti, ellei sopimuksen päättyminen ole aiheutunut ylivoimaisesta esteestä.

 11.5 Toimenpiteet palvelun päättyessä

1. Asiakas kopioi tai tulostaa jatkuvan palvelun osana tai kohteena olevista järjestelmistä niihin tallentamansa tiedot tarvitsemassaan laajuudessa ennen jatkuvan palvelun sopimuskauden päättymistä. Sopimuskauden päätyttyä Populentia voi poistaa järjestelmistä asiakkaan tallentamat tiedot eikä Populentialla ole sen jälkeen velvollisuutta palauttaa asiakkaan tallentamia tietoja.

2. Palvelun päättyessä, Populentia ei palauta asiakkaalle jatkuvan palvelun etukäteen maksettuja kausimaksuja eikä jatkuvan palvelun käyttöönottoon liittyviä maksuja.

3. Populentia voi poistaa asiakkaan henkilötiedot kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua sopimuksen voimassaolon päättymisestä. Populentialla on oikeus säilyttää lain tai viranomaisen määräysten edellyttämät kopiot.

12. Ylivoimainen este

1. Sopijapuoli ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka on aiheutunut sopijapuolen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta esteestä, jota sopijapuolen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai voittaa.

2. Ylivoimaisena esteenä (force majeure) pidetään, ellei toisin tapauskohtaisesti todisteta, esimerkiksi uutta sopijapuolta velvoittavaa lainsäädäntöä tai viranomaismääräystä, sähköverkon ylijännitettä, yleisen liikenteen, tietoliikenteen tai sähkönjakelun keskeytystä, tuonti- tai vientikieltoa, kansainvälisiä pakotteita, energian tai muun olennaisen raaka-aineen toimituksen keskeytystä, tulipaloa, ukkosta, myrskyä, maanjäristystä, vesivahinkoa, tulvaa tai muuta niihin verrattavaa luonnonmullistusta, sotaa, kapinaa tai kansallista poikkeustilaa, lakkoa, työsulkua, boikottia tai muuta niihin verrattavaa työtaistelutoimenpidettä, tai muuta vaikutuksiltaan vastaavaa ja epätavallista sopijapuolesta riippumatonta syytä. Lakko, työsulku, boikotti tai muu niihin verrattava työtaistelutoimenpide katsotaan, jos ei toisin todisteta, ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena.

3. Populentian alihankkijasta, toimittajasta tai lisenssiantajasta johtuva palvelun estyminen tulkitaan olevan Populentialle ylivoimainen este, jos alihankinnan tai lisenssin kohteena olevaa palvelua ei voida ilman kohtuuttomia kustannuksia, lisätyötä tai olennaista ajanhukkaa hankkia muualta tai toteuttaa muulla tavoin.

4. Sopijapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä ja esteen lakkaamisesta toiselle sopijapuolelle. Jos on käynyt selväksi, että ylivoimainen este viivästyttää tai estää palvelun toimittamisen yli kolmen (3) kuukauden ajaksi, kumpi tahansa sopijapuoli voi purkaa sopimuksen sen estyneeltä osalta ilman, että kummallakaan sopijapuolella on oikeutta vaatia vahingonkorvausta purkamisen perusteella.

 13. Muut ehdot

13.1 Sopimusehtojen muuttaminen

Sopijapuolet sopivat sopimuksen muutoksista kirjallisesti ja todistettavasti. Populentialla on kuitenkin oikeus muuttaa sopimusehtoja lainsäädännön muutoksen tai viranomaismääräyksen perusteella tai olosuhteiden olennaisesti muututtua tällaisten muutosten johdosta. Sopimusmuutokseksi ei katsota sopimusehtojen sallimaa palvelun ja sen palvelukuvauksen muutosta tai kolmansien osapuolten antamien käyttöoikeuksien ehtojen muutoksia.

13.2 Sopimuksen siirtäminen

Asiakas ei voi siirtää sopimusta osaksikaan ilman Populentian kirjallista suostumusta. Populentia voi siirtää sopimuksen tai osan siitä sen kanssa samaan kirjanpitolain mukaiseen konserniin kuuluvalle yhtiölle tai liiketoimintasiirron yhteydessä liiketoiminnan vastaanottavalle yhtiölle Suomessa. Populentia voi myös siirtää sopimukseen perustuvia saataviaan kolmannelle osapuolelle. 

13.3 Alihankkijat

Populentia voi käyttää alihankkijoita vastaten niiden työstä kuten omastaan. Jollei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, asiakas voi saada pyynnöstä lisätietoa Populentian kulloinkin käyttämistä alihankkijoista. 

13.4 Julkisuus ja referenssit

Populentia voi käyttää asiakasta referenssinä myynnissä ja markkinoinnissa. 

13.5 Asiakkaan laskutus- ja yhteystiedot 

Populentia lähettää laskut, ilmoitukset ja muut viestit asiakkaan viimeksi ilmoittamaan osoitteeseen sähköisesti. Laskujen perintä tapahtuu sähköisesti tai postitse. Asiakkaan on ilmoitettava Populentialle yhteystietojensa muutoksista viipymättä.

13.7 Tilaajavastuulain noudattaminen

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, myöhemmin tilaajavastuulaki) velvoittaa työn tilaajan

selvittämään, että hänen sopimuskumppaninsa hoitavat lainmukaiset velvoitteensa. Populentia noudattaa osaltaan tilaajavastuulakia ja on liittynyt Suomen tilaajavastuu Oy:n hallinnoiman tilaajavastuu.fi -rekisterin jäseneksi.

14. Riitaisuuksien ratkaiseminen

1. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia (poissulkien lainvalintaa koskevat säännökset).

2. Sopimuksesta aiheutuvat riitaisuudet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin.

3. Mikäli osapuolet eivät pääse riidasta sovintoon, voidaan riidanalainen asia saattaa Keski-Suomen käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

15. Yleisten sopimusehtojen voimassaolo

Populentian yleiset sopimusehdot ovat voimassa 27.1.2021 alkaen toistaiseksi.